Gäste

Einladungen und Zugang

Es gibt verschiedene Zugangsmodi für dein Event:

• Per Link — Jeder mit dem Link kann dein Event sehen und zusagen. Standard für die meisten Events.
• Geschlossen / Nur per Einladung — Nur Gäste, die du explizit per E-Mail eingeladen hast, können zusagen.
• PIN-Schutz — Zusätzlich zu jedem Modus kannst du einen 4-stelligen PIN aktivieren. Gäste müssen ihn eingeben, bevor sie das Event sehen.

Bei geschlossenen Events verschickst du Einladungen über die Gästeliste. Jeder Gast erhält einen personalisierten Link, der den PIN- und Einladungsschutz umgeht.

Eine bestehende Teilnehmerliste kannst du als CSV-Datei mit Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse importieren. Importierte Gäste bleiben zunächst Entwürfe und erhalten beim Import keine Einladung. Anschließend kannst du ausgewählte Einladungen sofort senden oder den Versand für einen späteren Zeitpunkt planen. Einen geplanten Versand kannst du danach ändern oder aufheben.

Brauchst du den persönlichen Link eines Gasts später noch einmal, findest du in der Gästeliste die Aktion „Einladung teilen“. Der Teilen-Dialog füllt für WhatsApp, Telegram und E-Mail direkt eine persönliche Nachricht mit dem Link vor. Aus Sicherheitsgründen wird dabei ein neuer Link erzeugt und der alte ungültig; du bekommst das vorher angezeigt.

Zu- und Absagen

Gäste öffnen deinen Event-Link und geben ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse ein. Dann wählen sie:

• Zusagen — Der Gast nimmt teil.
• Absagen — Der Gast kann nicht kommen.
• Vielleicht — Der Gast ist unsicher (nicht verfügbar bei kostenpflichtigen Events).

Gäste brauchen kein Konto. Ein Browser-Cookie merkt sich ihre Antwort 90 Tage lang, sodass sie ihre Antwort jederzeit ändern können. Eingeloggte Nutzer werden automatisch erkannt.

Wer möchte, legt beim Zusagen direkt ein Konto an: per Google, Apple oder Facebook, oder mit E-Mail und Passwort. Das Konto wird zusammen mit der Zusage erstellt, ohne separate Registrierung. „Ohne Konto fortfahren“ bleibt immer möglich; die E-Mail wird dann nur für dieses Event verwendet.

Du kannst optional eine Antwortfrist setzen — danach sind keine neuen Zu- oder Absagen mehr möglich.

Wer noch nicht zugesagt hat, sieht vom Ort nur den Namen und die Stadt. Die genaue Adresse erscheint nach der Zusage.

Gäste sehen in der Gästeliste nur, wer zugesagt oder vielleicht zugesagt hat. Gezählt wird in Personen, Begleitungen und Kinder inklusive. Absagen, noch offene Einladungen, das Antwortdatum, das Alter von Kindern und wer fährt, siehst nur du mit deinen Mitgastgebern. Schaltest du in den Event-Einstellungen „Gäste sehen auch, wer noch nicht geantwortet hat“ ein, sehen Gäste, die selbst geantwortet haben, auch die Eingeladenen ohne Antwort. In Gruppen legst du das als Standard für neue Termine fest.

Als Veranstalter siehst du unter „Gäste verwalten“ die vollständige Gästeliste mit Filteroptionen. Als Excel-Datei lädst du sie mit einer Zeile pro Person herunter, nur die Zusagen oder alle. In den Event-Einstellungen kannst du die Gästeliste für Gäste ausblenden, dann sehen sie weder wer eingeladen ist noch wer zugesagt hat oder wie viele kommen, du und deine Mitgastgeber sehen sie weiterhin. Das gilt auch in Gruppen und Serien: Mitglieder sehen dort keine Teilnehmerzahl zu einem Termin mit ausgeblendeter Gästeliste, nur die Gruppenadmins, der Termin-Gastgeber und die Mitgastgeber sehen sie weiterhin.

Begleitpersonen

Wenn das Modul „Begleitpersonen“ aktiviert ist, wählen Gäste im RSVP-Ablauf, ob sie allein kommen oder jemanden mitbringen. Jede Begleitperson wird einzeln erfasst:

• Partner/in: Vorname sowie optional Nachname und E-Mail; je nach Event auch Fahrerstatus und Essenshinweise
• Kind: Vorname und optionales Alter; je nach Event auch Telefonnummer eines Elternteils, Abholzeit und Essenshinweise
• Freund/in / Andere: Vorname sowie optional Nachname und E-Mail; je nach Event auch Fahrerstatus und Essenshinweise

Pro Gast sind bis zu 10 Begleitpersonen möglich.

Als Gastgeber: Schon im Schritt „Wer kommt“ beim Event-Erstellen kannst du deine eigene Begleitung eintragen. Bei einem Gruppen-Event kannst du Mitglieder deiner Gruppe per Suche auswählen und verlinken, bei den anderen Zugriffsmodi trägst du Name und Alter manuell ein. Verlinkte Personen bekommen eine Mail mit Decline-Link, falls sie doch nicht teilnehmen wollen. Du selbst erscheinst als Gast in der Gästeliste deiner Event-Verwaltung und kannst die Begleitung dort jederzeit anpassen.

Allergien und Ernährungsformen

Wenn die Abfrage aktiviert ist, führt der RSVP-Ablauf Gäste schrittweise durch Auswahlfelder. Zuerst wählen sie ihre Ernährungsform. Danach erscheinen die Allergien und Unverträglichkeiten. Bei „Keine Einschränkungen“ geht es direkt mit dem nächsten Schritt weiter; einzelne Allergien können kombiniert werden. Die Antworten sind in der Gästeliste sichtbar.

Eigene Fragen an Gäste

Unter „Verwalten“ > „Gäste“ > „Eigene Fragen an Gäste“ legst du bis zu fünf Fragen an, zum Beispiel Geburtsname, Lieblingsgetränk oder Kleidergröße. Jede Frage ist Freitext oder Auswahl (2 bis 10 Optionen) und kann Pflicht sein. „Auch für Begleitpersonen fragen“ stellt sie jeder Begleitperson ebenfalls. „Antworten für Gäste sichtbar“ zeigt die Antworten anderen Gästen in der Gästeliste, nie die von anonymen Gästen; das lässt sich nur einschalten, solange es noch keine Antworten gibt. Mit den Pfeilen änderst du die Reihenfolge. Fragen kannst du auch schon im letzten Schritt „Letzte Details“ beim Event-Erstellen anlegen. In den Gruppeneinstellungen stehen sie in der Karte „Standard für neue Termine“ und gelten dann nur für neue Termine der Gruppe. Beim Duplizieren eines Events werden die Fragen übernommen.

Gäste beantworten die Fragen bei Zusage oder Vielleicht im Schritt „Ein paar Fragen“, der nach den Kontaktdaten kommt und dich als Gastgeber nennt, und ändern sie über „Antwort ändern“. Bei einer Absage werden die Antworten gelöscht. Pro Frage siehst du „N von M beantwortet“; „Fehlende Antworten erfragen“ schickt Gästen ohne Antwort eine Mail mit persönlichem Link (einmal pro Tag). Die Antworten stehen in der Gästeverwaltung und als eigene Spalten im Excel-Export. Löschst du eine Frage, werden auch alle Antworten gelöscht.